Datenschutzerklärung

Version 2026-10.4 · Gültig ab 13. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie EMBIQ personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie embiq.com besuchen, uns schreiben, unser Kontaktformular nutzen, einen Termin mit uns vereinbaren oder sich bei uns bewerben. Sie ersetzt und erweitert unseren früheren Datenschutzhinweis zur E-Mail-Korrespondenz („Information notice for e-mail correspondence“). Wir haben uns um eine verständliche Sprache bemüht; wenn etwas unklar ist, schreiben Sie uns an info@embiq.com.

Wer wir sind (Verantwortlicher)

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

EMBIQ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
al. Kraśnicka 27, 20-718 Lublin, Polen
KRS-Nr. 0000338852 · NIP 9462590420 · REGON 060536403

In dieser Erklärung bezeichnen wir die Gesellschaft als „EMBIQ“ oder „wir“.

So erreichen Sie uns zu Ihren Daten

Bei Fragen oder Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten schreiben Sie an info@embiq.com oder per Post an die oben genannte Anschrift. Wir antworten so schnell wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats; ist ein Antrag komplex, können wir diese Frist um weitere zwei Monate verlängern und teilen Ihnen die Gründe mit.

Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir erheben nur die Daten, die wir für die unten beschriebenen Zwecke benötigen. „DSGVO“ steht für die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung).

1. E-Mail-Korrespondenz

Wenn Sie uns schreiben (zum Beispiel an info@embiq.com, rekrutacja@embiq.com oder an die persönliche Adresse eines Teammitglieds), verarbeiten wir die Kontaktdaten von Absendern und Empfängern sowie den Inhalt der Nachrichten, um:

• mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Nachricht zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten und Geschäftskontakte zu pflegen, oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Korrespondenz einen Vertrag mit Ihnen betrifft oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage);
• Absprachen mit Kunden, Auftragnehmern und anderen Personen zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• elektronisch übermittelte Schreiben, Mitteilungen und Anträge – etwa Beschwerden, Reklamationen und sonstige Eingaben – entgegenzunehmen sowie Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; enthält eine Nachricht besondere Kategorien personenbezogener Daten, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

Wenn Sie uns nach unserer Marke, unseren Produkten oder Leistungen fragen, senden wir Ihnen die gewünschten Informationen an die E-Mail-Adresse, von der Sie geschrieben haben. Ihre Anfrage ist die Grundlage für unsere Antwort; ohne Ihre gesonderte Einwilligung nehmen wir Sie in keinen Verteiler auf.

2. Kontaktformular auf der Website

Unser Kontaktformular fragt nach Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Nachricht, optional nach dem Namen Ihres Unternehmens und – wenn Sie ein Angebot anfragen – nach Ihrem ungefähren Budget. Wir nutzen diese Daten, um:

• Ihre Anfrage zu beantworten und, wenn Sie ein Angebot anfragen, die vor Vertragsschluss nötigen Schritte zu unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), oder – bei sonstigen Anfragen – unser berechtigtes Interesse wahrzunehmen, an uns gerichtete Nachrichten zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• Sie im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage zu kontaktieren, wenn Sie im Formular darin eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird);
• nachzuweisen, dass das Formular abgesendet wurde und welche Version dieser Datenschutzerklärung zu diesem Zeitpunkt galt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht). Dazu speichern wir das Datum der Übermittlung und die Version der Erklärung, die Sie bestätigt haben.

Um das Formular vor Spam und automatisiertem Missbrauch zu schützen, setzen wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA) ein. Sobald Sie beginnen, unser Kontaktformular auszufüllen, führt Turnstile in Ihrem Browser eine kurze Prüfung durch. Meist geschieht das, ohne dass Sie etwas tun müssen; gelegentlich werden Sie gebeten, ein Kästchen anzuklicken. Für diese Prüfung verarbeitet Cloudflare technische Signale wie Ihre IP-Adresse, den TLS-Fingerabdruck, den Browsertyp (User-Agent) und die Adresse der aufgerufenen Seite. Wenn Sie das Formular absenden, gehen Ihre Daten an einen kleinen Dienst, den wir im Netzwerk von Cloudflare betreiben (Cloudflare Workers, unter form.embiq.com). Er bestätigt das Ergebnis der Prüfung bei Cloudflare und leitet Ihre Daten an unser Content-Management-System weiter; an unser Postfach (info@embiq.com) geht eine Benachrichtigung. Zusammen mit Ihren Daten erfassen wir, von welcher unserer Websites das Formular gesendet wurde.

Turnstile und diesen Cloudflare-Dienst nutzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, das Formular und unsere Systeme vor Spam und Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für diesen Zweck handelt Cloudflare in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Cloudflare nutzt die Turnstile-Signale außerdem, um seine Bot-Erkennung zu verbessern; dafür handelt Cloudflare als eigenständiger Verantwortlicher, wie im Turnstile Privacy Addendum beschrieben. Zu Übermittlungen in die USA siehe „Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums“. Kann Turnstile nicht geladen werden, etwa weil es in Ihrem Browser blockiert ist, lässt sich das Formular nicht absenden; Sie können uns aber weiterhin an info@embiq.com schreiben.

Ihre IP-Adresse speichern wir nicht zusammen mit den Formulardaten. Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig; ohne Namen, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir Ihnen jedoch nicht antworten.

3. Terminvereinbarung

Über Terminseiten, die wir mit Pipedrive betreiben (embiq.pipedrive.com und meet.embiq.com), können Sie ein Gespräch mit uns buchen. Bei einer Buchung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Termin und Ihre etwaigen Anmerkungen. Wir nutzen diese Daten, um das Gespräch vorzubereiten und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO, wie in Abschnitt 2 beschrieben).

Pipedrive nutzen wir als CRM-System, um Geschäftskontakte zu verwalten. Sind Sie aktueller oder potenzieller Kunde oder Partner oder vertreten Sie einen solchen, können wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten und den Verlauf unserer Kommunikation dort für die Dauer der Geschäftsbeziehung speichern und danach so lange, wie Ansprüche geltend gemacht werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Pflege von Kundenbeziehungen).

4. Bewerbungen

Wenn Sie sich per E-Mail an rekrutacja@embiq.com bewerben, verarbeiten wir die Daten aus Ihrer Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, Kontaktdaten), um das Auswahlverfahren für die Stelle durchzuführen, auf die Sie sich beworben haben. Rechtsgrundlagen sind die arbeitsrechtlichen Vorschriften für die Daten, deren Erhebung sie uns vorschreiben (bei Stellen in Polen das polnische Arbeitsgesetzbuch, bei Stellen in Graz das österreichische Arbeitsrecht), die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für alle weiteren Angaben, die Sie freiwillig machen. Wenn Sie einwilligen, bewahren wir Ihre Bewerbung auch für künftige Auswahlverfahren auf; diese Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail an rekrutacja@embiq.com widerrufen.

5. Website-Besuche und Server-Logs

embiq.com ist eine statische Website, die bei Amazon Web Services gehostet wird; die Inhalte stammen aus unserem eigenen Content-Management-System. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet die Hosting-Infrastruktur technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite und den Zeitpunkt des Zugriffs. Diese Daten dienen dazu, die Website auszuliefern und ihren sicheren und stabilen Betrieb zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Website). Server-Logs führen wir nicht mit Daten aus dem Kontaktformular zusammen.

6. Analyse-Tools und externe Inhalte

Mit Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie das Einwilligungserfordernis für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät nach den Vorschriften über elektronische Kommunikation) setzen wir auf der veröffentlichten Website folgende Tools ein:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – zusammengefasste Statistiken darüber, wie Besucher die Website nutzen. Wir betreiben es mit Consent Mode v2; Google Signals und personalisierte Werbung sind deaktiviert.
• Hotjar (Hotjar Ltd, Malta) – Heatmaps und Aufzeichnungen, wie sich Besucher durch die Seiten bewegen; sie helfen uns, die Website zu verbessern. Eingaben in Formularfeldern werden maskiert und nicht aufgezeichnet.

Dieselbe Einwilligung umfasst externe Inhalte, die in unsere Seiten eingebunden sind:

• Clutch-Bewertungs-Widget (Clutch.co, USA) – ein eingebettetes Fenster (iframe), das unsere Clutch-Bewertung und Kundenrezensionen anzeigt. Es wird über das Netzwerk von Cloudflare ausgeliefert, das Sicherheits-Cookies setzen kann und die Leistung des Widgets misst. Beim Laden des Widgets erhalten Clutch und Cloudflare technische Daten wie Ihre IP-Adresse und den Browsertyp; da Clutch seinen Sitz in den USA hat, werden diese Daten dorthin übermittelt. Ohne Ihre Einwilligung zeigen wir stattdessen einen einfachen Link zu unserem Clutch-Profil; Clutch erhält dann nur Daten, wenn Sie den Link anklicken.
• YouTube-Videos (Google) – Videos auf einigen Seiten laufen im erweiterten Datenschutzmodus von YouTube (youtube-nocookie.com). Mit Ihrer Einwilligung wird ein Video geladen, sobald Sie die Seite öffnen. Ohne Einwilligung zeigen wir ein Vorschaubild von unserem eigenen Server, und der Player wird erst von YouTube geladen, wenn Sie auf „Abspielen“ klicken. Nach dem Laden kann YouTube Informationen auf Ihrem Endgerät speichern und Cookies gemäß der Datenschutzerklärung von Google setzen; Google kann diese Daten in den USA verarbeiten.

Clutch und Google verarbeiten die Daten, die sie erhalten, als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Unser LinkedIn-Profil ist als einfacher Link eingebunden. Auf unseren Seiten wird nichts von LinkedIn geladen; LinkedIn erhält nur dann Daten, wenn Sie den Link anklicken und das Profil aufrufen.

Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; Schriftarten aus Netzwerken Dritter binden wir nicht ein.

Wenn Sie im Banner „Nur notwendige“ wählen, wird keines dieser Tools und keiner dieser externen Inhalte geladen, und es werden keine Analyse-Cookies gesetzt; ein Video können Sie trotzdem per Klick abspielen. Ihre Entscheidung – Einwilligung oder Ablehnung – speichern wir 6 Monate; danach oder wenn wir die eingesetzten Tools ändern, fragt das Banner Sie erneut. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website ändern.

Woher Ihre Daten stammen

In den meisten Fällen erhalten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Wenn Sie eine Organisation vertreten, können wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten auch von Ihren Kolleginnen und Kollegen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie der Website Ihrer Organisation erhalten; in diesem Fall verarbeiten wir sie, um mit dieser Organisation zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, beenden wir sie, sobald Sie diese widerrufen. Beruht sie auf unserem berechtigten Interesse, beenden wir sie, wenn Sie begründet widersprechen.

Wer Ihre Daten erhält

Ihre Daten verarbeiten unsere dazu befugten Mitarbeitenden und Auftragnehmer sowie Dienstleister, die auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen in unserem Auftrag tätig sind:

• Hosting-Anbieter – Amazon Web Services und der Anbieter, bei dem unser Content-Management-System gehostet wird;
• Cloudflare, Inc. (Schutz des Kontaktformulars mit Turnstile und Zustellung der Formularanfragen an uns – siehe Abschnitt 2);
• Google (Google Workspace, unsere Plattform für E-Mail und Zusammenarbeit; Google Analytics);
• Pipedrive (CRM und Terminplanung);
• Hotjar Ltd (Analyse-Tool, nur nach Ihrer Einwilligung);
• Anbieter von IT-, Buchhaltungs-, Bank- und Rechtsdienstleistungen sowie Beteiligte an der Ausführung eines Auftrags, den Sie uns erteilen.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in Graz bewerben, geben wir Ihre Bewerbung an die EMBIQ GmbH, Brückenkopfgasse 1/6, 8020 Graz, Österreich, weiter, die den Vertrag mit Ihnen abschließt (siehe Abschnitt 4).

Werden Inhalte von Clutch (ausgeliefert über Cloudflare) oder Google (YouTube) auf unseren Seiten geladen, erhalten diese Anbieter technische Daten direkt von Ihrem Browser – siehe Abschnitt 6.

Darüber hinaus geben wir Daten an Behörden weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in Ländern außerhalb des EWR oder verarbeiten Daten dort, insbesondere in den USA. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass eine geeignete Grundlage für die Übermittlung besteht: der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (für danach zertifizierte Anbieter) oder die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, bei Bedarf zusammen mit zusätzlichen Maßnahmen. Cloudflare, das unser Kontaktformular schützt und die Formularanfragen zustellt, stützt sich auf seine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework und, falls diese entfällt, auf die Standardvertragsklauseln. Welche Grundlage für einen bestimmten Anbieter gilt, teilen wir Ihnen auf Anfrage an info@embiq.com mit.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO); die erste Kopie ist kostenlos, für weitere Kopien können wir ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen;
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten, wenn wir keine Rechtsgrundlage mehr für ihre Verarbeitung haben oder sie nicht mehr benötigt werden (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – etwa solange wir die Richtigkeit von Daten prüfen, die Sie bestreiten, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber statt der Löschung die Einschränkung wünschen, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber für Rechtsansprüche brauchen, oder solange wir Ihren Widerspruch prüfen;
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – also darauf, die Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen;
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und jederzeit gegen eine Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung. Nach einem Widerspruch beenden wir die Verarbeitung, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Ihre Einwilligung in Cookies widerrufen Sie über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile, andere Einwilligungen per E-Mail an info@embiq.com;
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Präsident des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen (uodo.gov.pl). Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats wenden, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt oder Ihren Arbeitsplatz haben oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat – in Österreich an die Österreichische Datenschutzbehörde, in Deutschland an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an info@embiq.com und teilen Sie uns mit, welches Recht Sie in welchem Umfang ausüben möchten. Bevor wir einen Antrag bearbeiten, müssen wir unter Umständen Ihre Identität überprüfen.

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Unsere Website verwendet zwei eigene, unbedingt erforderliche Cookies, den unbedingt erforderlichen Browserspeicher der Turnstile-Prüfung im Kontaktformular und – nur mit Ihrer Einwilligung – Cookies der in Abschnitt 6 genannten Analyse-Tools und externen Inhalte. Die Speicherdauern unten sind Höchstwerte; die tatsächliche Dauer kann kürzer sein.

Mit Ihrer Einwilligung werden das Clutch-Widget und YouTube-Videos geladen, sobald Sie eine Seite öffnen, die sie enthält. Ohne Einwilligung wird ein YouTube-Video erst geladen, wenn Sie auf „Abspielen“ klicken; YouTube (Google) kann dann Informationen auf Ihrem Endgerät gemäß der Datenschutzerklärung von Google speichern. Abgesehen von einem Video, das Sie selbst abspielen, und der Prüfung durch Cloudflare Turnstile auf Seiten mit unserem Kontaktformular (Abschnitt 2) laden wir keine Skripte oder Inhalte Dritter, solange Sie nicht auf „Akzeptieren“ klicken.

Sie können Cookies auch in Ihren Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Blockieren Sie das Cookie embiq_consent, wird das Banner bei Ihrem nächsten Besuch erneut angezeigt.

Datensicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, darunter verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Zugriffskontrollen und die Beschränkung des Zugriffs auf Personen, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Unsere Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, gleichwertige Maßnahmen anzuwenden.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn wir die eingesetzten Tools oder die Art der Datenverarbeitung ändern oder sich die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung ist immer auf dieser Seite abrufbar, zusammen mit Versionsnummer und Datum des Inkrafttretens. Betrifft Sie eine Änderung wesentlich, informieren wir Sie in geeigneter Weise, zum Beispiel durch einen Hinweis auf der Website. Frühere Fassungen erhalten Sie auf Anfrage.

Version 2026-10.4 · Gültig ab 13. Oktober 2026