Polityka prywatności

Wersja 2026-10.4 · Obowiązuje od 13 października 2026

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób EMBIQ przetwarza dane osobowe, gdy odwiedzasz stronę embiq.com, piszesz do nas, korzystasz z formularza kontaktowego, umawiasz z nami spotkanie lub aplikujesz do pracy. Zastępuje ona i rozszerza nasz dotychczasowy „Obowiązek informacyjny do korespondencji e-mailowej”. Staraliśmy się pisać prostym językiem; jeśli coś jest niejasne, napisz do nas na info@embiq.com.

Kim jesteśmy (administrator)

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

EMBIQ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
al. Kraśnicka 27, 20-718 Lublin, Polska
KRS 0000338852 · NIP 9462590420 · REGON 060536403

W niniejszej polityce nazywamy spółkę „EMBIQ” lub „my”.

Kontakt w sprawie danych

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych napisz na adres info@embiq.com lub listownie na adres wskazany wyżej. Odpowiadamy możliwie szybko, nie później niż w ciągu miesiąca; jeśli żądanie jest skomplikowane, możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o przyczynie.

Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zbieramy wyłącznie dane potrzebne do celów opisanych poniżej. Skrót „RODO” oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Korespondencja e-mailowa

Gdy do nas piszesz (np. na info@embiq.com, rekrutacja@embiq.com lub na imienny adres członka naszego zespołu), przetwarzamy dane kontaktowe nadawców i adresatów oraz treść wiadomości w celu:

• komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiadaniu na zapytania i utrzymywaniu kontaktów biznesowych, albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy korespondencja dotyczy umowy z Tobą lub działań podejmowanych na Twoje żądanie przed jej zawarciem);
• dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami i innymi osobami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji i innych wniosków, oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; jeśli wiadomość zawiera szczególne kategorie danych – art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Jeśli zapytasz nas o naszą markę, produkty lub usługi, prześlemy żądane informacje na adres e-mail, z którego napisałeś/-aś. Podstawą odpowiedzi jest Twoje zapytanie; nie dopiszemy Cię do żadnej listy mailingowej bez odrębnej zgody.

2. Formularz kontaktowy na stronie

Formularz kontaktowy prosi o imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości, a opcjonalnie o nazwę firmy oraz – przy prośbie o wycenę – orientacyjny budżet. Dane te wykorzystujemy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a jeśli prosisz o wycenę lub ofertę – podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo – w przypadku pozostałych zapytań – realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na odpowiadaniu na kierowane do nas wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• kontaktu z Tobą w związku z zapytaniem, jeśli wyraziłeś/-aś na to zgodę w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, którą możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania);
• wykazania, że formularz został wysłany i która wersja niniejszej polityki obowiązywała w tym momencie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w zakresie rozliczalności). W tym celu zapisujemy datę wysłania i wersję zaakceptowanej polityki.

Aby chronić formularz przed spamem i automatycznymi nadużyciami, korzystamy z narzędzia Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., Stany Zjednoczone). Gdy zaczynasz wypełniać formularz kontaktowy, Turnstile przeprowadza w Twojej przeglądarce krótkie sprawdzenie. Zwykle nie wymaga ono żadnego działania z Twojej strony; czasem możesz zostać poproszony/-a o zaznaczenie pola. Na potrzeby tego sprawdzenia Cloudflare przetwarza sygnały techniczne, takie jak adres IP, odcisk połączenia TLS, typ przeglądarki (User-Agent) oraz adres strony, na której jesteś. Po wysłaniu formularza Twoje dane trafiają do niewielkiej usługi, którą uruchamiamy w sieci Cloudflare (Cloudflare Workers, pod adresem form.embiq.com). Usługa ta potwierdza w Cloudflare wynik sprawdzenia i przekazuje Twoje dane do naszego systemu zarządzania treścią, a powiadomienie o zgłoszeniu trafia na naszą skrzynkę (info@embiq.com). Razem z Twoimi danymi zapisujemy, z której z naszych stron wysłano formularz.

Z Turnstile i tej usługi Cloudflare korzystamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie formularza i naszych systemów przed spamem i nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W tym zakresie Cloudflare działa w naszym imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Cloudflare wykorzystuje też sygnały z Turnstile do ulepszania wykrywania botów – w tym celu działa jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w informacji o prywatności Turnstile (Turnstile Privacy Addendum, w języku angielskim). O przekazywaniu danych do Stanów Zjednoczonych piszemy w części „Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy”. Jeśli Turnstile nie może się załadować, np. dlatego, że blokuje go Twoja przeglądarka, formularza nie da się wysłać; nadal możesz napisać do nas na info@embiq.com.

Nie zapisujemy Twojego adresu IP razem z danymi z formularza. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości nie będziemy mogli Ci odpowiedzieć.

3. Umawianie spotkania

Rozmowę z nami możesz umówić przez strony rezerwacji obsługiwane przy użyciu Pipedrive (embiq.pipedrive.com oraz meet.embiq.com). Podczas rezerwacji przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin oraz ewentualne notatki. Wykorzystujemy je do przeprowadzenia spotkania i przygotowania się do niego (art. 6 ust. 1 lit. b lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jak opisano w pkt 2).

Pipedrive jest naszym systemem CRM do zarządzania kontaktami biznesowymi. Jeśli jesteś obecnym lub potencjalnym klientem lub partnerem albo go reprezentujesz, możemy przechowywać tam Twoje służbowe dane kontaktowe i historię komunikacji przez czas trwania relacji, a po jej zakończeniu – do upływu okresu, w którym mogą być podnoszone roszczenia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w zarządzaniu relacjami z klientami).

4. Rekrutacja

Jeśli aplikujesz do pracy e-mailem na rekrutacja@embiq.com, przetwarzamy dane zawarte w aplikacji (CV, list motywacyjny, dane kontaktowe) w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikujesz. Podstawą prawną są przepisy prawa pracy w zakresie danych, których wymagają (przy stanowiskach w Polsce – Kodeks pracy, przy stanowiskach w Grazu – prawo austriackie), działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie dodatkowych danych, które zdecydujesz się podać. Jeśli wyrazisz na to zgodę, zachowamy Twoją aplikację także na potrzeby przyszłych rekrutacji; zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na rekrutacja@embiq.com.

5. Odwiedziny na stronie i logi serwera

embiq.com jest stroną statyczną hostowaną w Amazon Web Services, której treść pochodzi z naszego własnego systemu zarządzania treścią. Gdy otwierasz stronę, infrastruktura hostingowa przetwarza dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, żądana strona, strona odsyłająca i czas dostępu. Dane te służą do wyświetlenia strony oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa i stabilności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu bezpiecznej strony). Nie łączymy logów serwera z danymi z formularza kontaktowego.

6. Narzędzia analityczne i treści zewnętrzne

Za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymóg zgody na przechowywanie informacji na urządzeniu wynikający z przepisów o komunikacji elektronicznej) używamy na stronie produkcyjnej następujących narzędzi:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – zagregowane statystyki korzystania ze strony. Narzędzie działa w trybie Consent Mode v2, z wyłączonymi Google Signals i personalizacją reklam.
• Hotjar (Hotjar Ltd, Malta) – mapy cieplne i nagrania sposobu poruszania się po stronach, które pomagają nam ją ulepszać. Tekst wpisywany w pola formularzy jest maskowany i nie jest nagrywany.

Ta sama zgoda obejmuje treści zewnętrzne osadzone na naszych stronach:

• Widżet opinii Clutch (Clutch.co, Stany Zjednoczone) – ramka wyświetlająca naszą ocenę i opinie klientów w serwisie Clutch. Jest dostarczana przez sieć Cloudflare, która może ustawiać ciasteczka bezpieczeństwa i mierzy działanie widżetu. Gdy widżet się ładuje, Clutch i Cloudflare otrzymują dane techniczne, takie jak adres IP i typ przeglądarki; ponieważ Clutch ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, dane te są tam przekazywane. Bez Twojej zgody zamiast widżetu pokazujemy zwykły link do naszego profilu w Clutch; Clutch otrzymuje wtedy dane dopiero, gdy klikniesz link.
• Filmy YouTube (Google) – filmy na niektórych stronach działają w trybie rozszerzonej prywatności YouTube (youtube-nocookie.com). Za Twoją zgodą film ładuje się od razu po otwarciu strony. Bez zgody pokazujemy obraz podglądu z naszego serwera, a odtwarzacz ładuje się z YouTube dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania. Po załadowaniu YouTube może zapisać informacje na Twoim urządzeniu i ustawić ciasteczka zgodnie z polityką prywatności Google; Google może przetwarzać te dane w Stanach Zjednoczonych.

Clutch i Google przetwarzają otrzymane dane jako odrębni administratorzy, na zasadach opisanych w ich własnych politykach prywatności.

Do naszego profilu w serwisie LinkedIn prowadzi zwykły link. Na naszych stronach nic z LinkedIn się nie ładuje; serwis otrzymuje dane dopiero, gdy klikniesz link i go odwiedzisz.

Czcionki są serwowane z naszego własnego serwera; nie ładujemy czcionek z zewnętrznych sieci.

Jeśli w banerze wybierzesz „Tylko niezbędne”, żadne z tych narzędzi ani treści zewnętrznych nie zostanie załadowane i nie zostaną ustawione żadne ciasteczka analityczne; film nadal możesz włączyć, klikając go. Twój wybór – zgodę lub odmowę – pamiętamy przez 6 miesięcy; po tym czasie albo gdy zmienimy używane narzędzia, baner zapyta Cię ponownie. Swój wybór możesz zmienić w dowolnym momencie przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.

Skąd mamy Twoje dane

W większości przypadków otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie. Jeśli reprezentujesz organizację, Twoje służbowe dane kontaktowe możemy otrzymać także od Twoich współpracowników lub z publicznie dostępnych źródeł, np. ze strony internetowej Twojej organizacji – wówczas przetwarzamy je w celu komunikacji z tą organizacją (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo przechowujemy dane

Jeśli dane przetwarzamy na podstawie zgody, przestajemy je przetwarzać z chwilą jej wycofania. Jeśli przetwarzamy je na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, przestajemy z chwilą wniesienia uzasadnionego sprzeciwu.

Kto otrzymuje Twoje dane

Twoje dane przetwarzają nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy usług działający w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawcy hostingu – Amazon Web Services oraz dostawca hostingu naszego systemu zarządzania treścią;
• Cloudflare, Inc. (ochrona formularza kontaktowego narzędziem Turnstile i przekazywanie nam zgłoszeń z formularza – zob. pkt 2);
• Google (Google Workspace – nasza poczta i platforma pracy zespołowej; Google Analytics);
• Pipedrive (CRM i umawianie spotkań);
• Hotjar Ltd (narzędzie analityczne, wyłącznie po Twojej zgodzie);
• dostawcy usług IT, księgowych, bankowych i prawnych oraz podmioty biorące udział w realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia.

Jeśli aplikujesz na stanowisko w Grazu, przekazujemy Twoją aplikację spółce EMBIQ GmbH, Brückenkopfgasse 1/6, 8020 Graz, Austria, która zawrze z Tobą umowę (zob. pkt 4).

Gdy ich treści ładują się na naszych stronach, Clutch (wraz z siecią dostarczania Cloudflare) i Google (YouTube) otrzymują też dane techniczne bezpośrednio z Twojej przeglądarki – zob. pkt 6.

Dane ujawniamy także organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców ma siedzibę lub przetwarza dane w państwach poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach dbamy o odpowiednie zabezpieczenie: decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (dla dostawców posiadających certyfikację) albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, w razie potrzeby wraz ze środkami uzupełniającymi. Cloudflare, który chroni nasz formularz kontaktowy i przekazuje nam zgłoszenia z niego, opiera się na swojej certyfikacji w ramach EU-US Data Privacy Framework, a w razie jej wygaśnięcia – na standardowych klauzulach umownych. O szczegóły zabezpieczenia stosowanego wobec danego dostawcy możesz zapytać, pisząc na info@embiq.com.

Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO); pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne możemy pobrać rozsądną opłatę wynikającą z kosztów administracyjnych;
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych, jeśli nie mamy już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub nie są już potrzebne (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. na czas weryfikacji prawidłowości kwestionowanych przez Ciebie danych, gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale wolisz ograniczenie od usunięcia, gdy my nie potrzebujemy już danych, ale Ty potrzebujesz ich do roszczeń, albo do czasu rozpatrzenia Twojego sprzeciwu;
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych, które nam przekazałeś/-aś na podstawie zgody lub umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz przesłania ich innemu administratorowi;
• sprzeciwu (art. 21 RODO) wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – oraz w dowolnym momencie wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgodę na cookies wycofasz przez link „Ustawienia cookies” w stopce; pozostałe zgody – pisząc na info@embiq.com;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego w państwie członkowskim, w którym masz miejsce zwykłego pobytu lub pracy albo w którym doszło do domniemanego naruszenia – w Austrii jest to Datenschutzbehörde (DSB), a w Niemczech właściwy organ ochrony danych Twojego kraju związkowego.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@embiq.com i wskaż, z którego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać. Przed realizacją żądania możemy potrzebować potwierdzenia Twojej tożsamości.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Ciasteczka (cookies) i podobne technologie

Ciasteczka to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Nasza strona używa dwóch własnych ciasteczek niezbędnych, niezbędnej pamięci przeglądarki sprawdzenia Turnstile w formularzu kontaktowym oraz – wyłącznie za Twoją zgodą – ciasteczek narzędzi analitycznych i treści zewnętrznych wymienionych w pkt 6. Podane czasy życia są wartościami maksymalnymi; rzeczywisty okres może być krótszy.

Za Twoją zgodą widżet Clutch i filmy YouTube ładują się od razu po otwarciu strony, na której się znajdują. Bez zgody film YouTube ładuje się dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania; YouTube (Google) może wówczas zapisać informacje na Twoim urządzeniu zgodnie z polityką prywatności Google. Poza filmem, który sam włączysz, i sprawdzeniem Cloudflare Turnstile na stronach z formularzem kontaktowym (pkt 2), nie ładujemy żadnych skryptów ani treści zewnętrznych, jeśli nie klikniesz „Akceptuj”.

Ciasteczka możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie ciasteczka niezbędnego oznacza, że baner wyświetli się ponownie przy kolejnej wizycie.

Bezpieczeństwo danych

Chronimy dane osobowe środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do ryzyka, w tym szyfrowanym połączeniem (HTTPS), kontrolą dostępu i ograniczeniem dostępu do osób, które potrzebują go do pracy. Nasi dostawcy są umownie zobowiązani do stosowania równoważnych środków.

Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę, gdy zmieniamy używane narzędzia, sposób przetwarzania danych lub gdy zmieniają się przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z numerem wersji i datą obowiązywania. Jeśli zmiana istotnie Cię dotyczy, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób, np. komunikatem na stronie. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

Wersja 2026-10.4 · Obowiązuje od 13 października 2026