Voicebot AI, który od razu oddzwania na każde zapytanie

Firma, do której stale spływają zapytania, nie nadążała z szybkim oddzwanianiem, zwłaszcza po godzinach pracy biura. Zbudowaliśmy voicebota AI, który od razu oddzwania na każde nowe zapytanie, zapisuje podsumowanie w CRM i przekazuje dalszy kontakt zespołowi. RODO i AI Act uwzględniliśmy od pierwszego dnia.

Wykorzystane technologie

Voice AI (LLM, zamiana mowy na tekst, synteza mowy), n8n, integracja z CRM, webhooki, telefonia SIP

Narzędzia

n8n, Jira

Zespół projektu

2 miesiące

Czas trwania projektu

Automatyzacja procesów z AI

Kategoria

Usługi

Branża

Wyzwanie

Klient co tydzień dostaje dużo zapytań, głównie przez formularze online. Osoby, które zostawiają swoje dane, zwykle piszą do dwóch lub trzech firm naraz, a często wygrywa ta, która oddzwoni pierwsza. Zespołowi nie brakowało zapytań, tylko godzin: duża część dnia schodziła na wybieranie numerów, trafianie na pocztę głosową i powtarzanie tych samych pierwszych zdań, a zapytania z wieczora czekały do następnego ranka. Pierwsza rozmowa jest bardzo powtarzalna: potwierdzić zapytanie, sprawdzić dane kontaktowe, odpowiedzieć na podstawowe pytania o ofertę i wyjaśnić, co dalej. Celem było zautomatyzowanie dokładnie tego kroku i niczego więcej – w procesie i CRM, z których zespół już korzystał, bez nowego narzędzia do nauki i bez podejmowania przez bota jakichkolwiek decyzji o kimkolwiek. Bot rozmawia z ludźmi i przetwarza ich dane osobowe, więc kwestie prawne musiały być częścią projektu od początku.

Chodziło o szybkość, ale nie kosztem zaufania. Bot miał być szybki, jasno mówić, że jest AI, i trzymać się ściśle jednego zadania: potwierdzić zapytanie i przekazać je człowiekowi.

Bartek, CTO

Kluczowe funkcje

Natychmiastowe oddzwanianie na każde nowe zapytanie z formularzy online, w uzgodnionych godzinach połączeń
Automatyzacja, która przekazuje każde zapytanie do CRM razem z kontekstem: ofertą i jej językiem
Rozmowa w wielu językach: zaczyna się w języku oferty, a na prośbę rozmówcy zmienia język
Informacja o AI i o nagrywaniu na początku każdej rozmowy; gdy rozmówca nie zgadza się na nagrywanie, rozmowa się kończy
Bez oceniania i bez automatycznych decyzji: bot potwierdza dane, odpowiada na podstawowe pytania i mówi, co dalej
Podsumowanie rozmowy zapisane w rekordzie CRM oraz zadanie dalszego kontaktu dla osoby z zespołu
Krótki okres przechowywania danych na platformie głosowej; główne miejsce zapisu to CRM

Rezultat

Bota wdrażaliśmy etapami: najpierw wewnętrzne rozmowy testowe, w których zespół klienta robił wszystko, żeby wyprowadzić go z tematu, potem krótki wieczorny pilotaż na prawdziwych zapytaniach, przegląd ustawień prywatności i przejrzystości, a na koniec regularna praca poza godzinami pracy zespołu. Praktyka nauczyła nas więcej niż specyfikacja: bot jest tak dobry jak kontekst, który dostaje z formularzy, mniej pytań działa lepiej niż więcej, a krótkie rozmowy z jasnym przekazaniem sprawy człowiekowi sprawiają, że kontakt przebiega spokojnie.

Natychmiastowe oddzwanianie na każde nowe zapytanie, także poza godzinami pracy biura
Wdrożenie etapami: rozmowy testowe, pilotaż, przegląd prywatności, regularna praca
Bez automatycznych decyzji: każde zapytanie trafia do człowieka, z podsumowaniem w CRM
Przejrzyste AI: bot mówi, że jest asystentem AI i że rozmowa jest nagrywana

Zaskoczyło nas, jak duża część jakości wynikała z procesu, a nie z modelu: czyste dane w formularzu, mniej pytań, krótka rozmowa i jasne przekazanie sprawy. Dopiero to sprawia, że voicebot jest przydatnym krokiem w procesie, a nie pokazem możliwości.

Alex, CEO

Jakich kompetencji szukasz?

Napisz do mnie – omówimy Twoje wymagania i razem zbudujemy Twój dedykowany zespół IT.

Agnes

Specjalista ds. rozwoju biznesu

Zapytaj o wycenę lub poradę

Przeanalizujmy razem koncepcję Twojego projektu i to, na jakim jest etapie.

Otrzymasz od nas wstępną propozycję zakresu projektu oraz szacunek czasu i kosztów.

Konsultacje są objęte umową NDA.