Mitarbeiter-App und Backoffice für verteilte Teams

Ein Dienstleistungsunternehmen in Mitteleuropa koordinierte ein großes Team an vielen Standorten über Tabellen und Messenger-Gruppen. Wir haben eine mobile App für Mitarbeitende und ein Web-Backoffice für Koordinatoren gebaut – mit Arbeitszeiten, Dienstplänen, Chat und Benachrichtigungen – und sie Standort für Standort eingeführt.

Eingesetzte Technologien

React Native, Expo, Python, Django, Next.js, REST API, Push-Benachrichtigungen, CRM-Integration (Webhooks)

Werkzeuge

Jira, Figma, GitHub, Sentry, Firebase App Distribution

Projektteam

20 Monate (laufend)

Projektdauer

Individualsoftware, Mobile App

Kategorie

Personaleinsatzplanung

Branche

Herausforderung

Die Mitarbeitenden des Kunden arbeiten gleichzeitig an vielen Standorten und in vielen Projekten. Die tägliche Zusammenarbeit lief über Tabellen, Telefonate und große Messenger-Gruppen: Dienstpläne wurden als Dateien verschickt, Arbeitszeiten von Hand gesammelt und abgeglichen, und die Koordinatoren hatten keinen zentralen Ort, an dem sie sehen konnten, wer wann wo arbeitet. Das Unternehmen wollte stattdessen ein einziges System: eine mobile App, die die Mitarbeitenden wirklich jeden Tag nutzen, ein Web-Backoffice für Koordinatoren und Teamleiter und eine saubere Anbindung an das CRM, auf das das Backoffice gerade umstieg. Die App musste auch für Menschen funktionieren, die wenig Geduld mit komplizierter Software haben, in mehreren Sprachen verfügbar sein und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs eingeführt werden – Standort für Standort, Koordinator für Koordinator.

Am schwierigsten war nicht eine einzelne Funktion, sondern die Einführung. Wir haben Gewohnheiten ersetzt, die auf Tabellen und Chatgruppen beruhten. Deshalb musste jedes Release einem Koordinator den Alltag schon in der ersten Woche erleichtern – sonst wäre es nicht genutzt worden.

Kacper, Projektmanager

Wichtigste Funktionen

Mobile App für iOS und Android mit Anmeldung per Telefonnummer und Onboarding über einen Einmal-Link
Arbeitszeiterfassung, auch für Nachtschichten über Mitternacht hinaus
Dienstpläne gehen direkt in den Gruppenchat der App
Gruppenchat, Community-Kanäle und ein Support-Kanal in der App
Verfügbarkeits- und Abwesenheitsanträge, per Feature-Flags gruppenweise freigeschaltet
Web-Backoffice für Koordinatoren und Teamleiter: Benutzer, Projekte, Gruppen, Dienstpläne und Export der Stunden in Tabellen
Zwei-Wege-Synchronisation mit dem CRM, geschützt gegen Duplikate und Update-Schleifen

Ergebnis

Die Mitarbeiter-App ist in beiden App-Stores veröffentlicht und wurde schrittweise eingeführt: zuerst eine Pilotgruppe mit einem Koordinator, dann weitere Gruppen und Standorte – zuerst Chat und Zeiterfassung, danach Dienstpläne, Zusatzleistungen und Abwesenheiten. Mit Feature-Flags, erzwungenen Updates und Over-the-Air-Updates geben wir Neues zuerst für ausgewählte Gruppen frei. Absturzüberwachung und Produktanalyse zeigen, wie die App tatsächlich genutzt wird; so wird die Akzeptanz anhand vereinbarter KPIs verfolgt. Koordinatoren verwalten Dienstpläne, Gruppen und Stunden jetzt in einem Web-Panel und exportieren die Stunden für jeden Standort und Monat, statt sie aus Tabellen zusammenzusetzen. Seit März 2026 nutzt das Team in der täglichen Entwicklung außerdem KI-Coding-Agenten: Aufgaben werden als Tickets beschrieben, Agenten bereiten Änderungen als Pull Requests vor, und das Entwicklungsteam prüft sie und entscheidet, was gemergt wird.

Mitarbeiter-App live auf iOS und Android, Standort für Standort ohne Unterbrechung des Betriebs eingeführt
Ein Backoffice für Koordinatoren und Teamleiter statt Tabellen und Dienstplänen als Dateien
Kontrollierte Releases mit Feature-Flags, erzwungenen Updates und Over-the-Air-Updates
Nutzung gemessen über Produktanalyse und ein operatives Dashboard mit vereinbarten KPIs
KI-gestützter Entwicklungsprozess mit Agenten und menschlicher Prüfung jeder Änderung

Wir haben die Plattform so aufgebaut, dass sich jedes Modul gruppenweise einschalten lässt. So konnte der Kunde früh mit echten Mitarbeitenden testen und nur ausbauen, was funktioniert hat – und wir haben eine Codebasis, die sich leicht ändern lässt, während das Produkt weiter wächst.

Bartek, CTO

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