Aplikacja pracownicza i back office dla rozproszonego zespołu

Firma usługowa z Europy Środkowej koordynowała duży zespół pracujący w wielu lokalizacjach za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i grup w komunikatorach. Zbudowaliśmy aplikację mobilną dla pracowników i webowy back office dla koordynatorów – z godzinami pracy, grafikami, czatem i powiadomieniami – i wprowadzaliśmy je lokalizacja po lokalizacji.

Wykorzystane technologie

React Native, Expo, Python, Django, Next.js, REST API, powiadomienia push, integracja z CRM (webhooki)

Narzędzia

Jira, Figma, GitHub, Sentry, Firebase App Distribution

Zespół projektu

20 miesięcy (w toku)

Czas trwania projektu

Oprogramowanie na zamówienie, aplikacja mobilna

Kategoria

Zarządzanie pracownikami

Branża

Wyzwanie

Pracownicy klienta pracują jednocześnie w wielu lokalizacjach i projektach. Codzienna współpraca z nimi opierała się na arkuszach kalkulacyjnych, telefonach i dużych grupach w komunikatorach: grafiki wysyłano w plikach, godziny pracy zbierano i uzgadniano ręcznie, a koordynatorzy nie mieli jednego miejsca, w którym widać, kto, gdzie i kiedy pracuje. Firma chciała zamiast tego jednego systemu: aplikacji mobilnej, z której pracownicy naprawdę korzystają na co dzień, webowego back office dla koordynatorów i liderów zespołów oraz porządnego połączenia z CRM, na który przechodził jej back office. Aplikacja musiała sprawdzić się u osób, które nie mają cierpliwości do skomplikowanego oprogramowania, działać w kilku językach i zostać wprowadzona bez zatrzymywania bieżącej pracy – lokalizacja po lokalizacji, koordynator po koordynatorze.

Najtrudniejsza nie była pojedyncza funkcja, tylko wdrożenie. Zastępowaliśmy nawyki zbudowane na arkuszach i grupach czatowych, więc każde wydanie musiało ułatwić koordynatorowi pracę już w pierwszym tygodniu – inaczej nikt by z niego nie korzystał.

Kacper, kierownik projektu

Kluczowe funkcje

Aplikacja mobilna na iOS i Androida z logowaniem numerem telefonu i rejestracją przez jednorazowy link
Rejestracja czasu pracy, także nocnych zmian, które przechodzą przez północ
Grafiki dostarczane pracownikom bezpośrednio na czacie grupowym w aplikacji
Czat grupowy, kanały społeczności i kanał wsparcia w aplikacji
Zgłoszenia dostępności i nieobecności, udostępniane poszczególnym grupom za pomocą flag funkcji (feature flags)
Webowy back office dla koordynatorów i liderów zespołów: użytkownicy, projekty, grupy, grafiki i eksport godzin do arkuszy kalkulacyjnych
Dwukierunkowa synchronizacja z CRM z ochroną przed duplikatami i zapętleniem aktualizacji

Rezultat

Aplikacja dla pracowników jest opublikowana w obu sklepach z aplikacjami i była wprowadzana etapami: najpierw grupa pilotażowa z jednym koordynatorem, potem kolejne grupy i lokalizacje – najpierw czat i rejestracja czasu pracy, a następnie grafiki, benefity i obsługa nieobecności. Flagi funkcji, wymuszone aktualizacje i aktualizacje over-the-air pozwalają nam udostępniać zmiany najpierw wybranym grupom, a monitoring awarii i analityka produktowa pokazują, jak aplikacja jest naprawdę używana. W ten sposób śledzimy jej przyjęcie względem uzgodnionych KPI. Koordynatorzy zarządzają teraz grafikami, grupami i godzinami w jednym panelu webowym i eksportują godziny dla dowolnej lokalizacji i miesiąca, zamiast składać je z arkuszy. Od marca 2026 roku zespół korzysta też na co dzień z agentów AI do programowania: zadania są opisywane w zgłoszeniach, agenci przygotowują zmiany jako pull requesty, a inżynierowie je przeglądają i decydują, co zostanie scalone.

Aplikacja dla pracowników działa na iOS i Androidzie, wprowadzana lokalizacja po lokalizacji bez zatrzymywania pracy
Jeden back office dla koordynatorów i liderów zespołów zamiast arkuszy i grafików w plikach
Kontrolowane wydania z flagami funkcji, wymuszonymi aktualizacjami i aktualizacjami over-the-air
Korzystanie z aplikacji mierzone analityką produktową i panelem operacyjnym z uzgodnionymi KPI
Programowanie z agentami AI, w którym człowiek przegląda każdą zmianę

Zaprojektowaliśmy platformę tak, by każdy moduł można było włączać kolejno dla poszczególnych grup. Dzięki temu klient mógł wcześnie testować rozwiązanie z prawdziwymi pracownikami i rozwijać tylko to, co się sprawdziło, a my mamy kod, który łatwo zmieniać, gdy produkt dalej rośnie.

Bartek, CTO

Jakich kompetencji szukasz?

Napisz do mnie – omówimy Twoje wymagania i razem zbudujemy Twój dedykowany zespół IT.

Agnes

Specjalista ds. rozwoju biznesu

Zapytaj o wycenę lub poradę

Przeanalizujmy razem koncepcję Twojego projektu i to, na jakim jest etapie.

Otrzymasz od nas wstępną propozycję zakresu projektu oraz szacunek czasu i kosztów.

Konsultacje są objęte umową NDA.