Polityka prywatności

Wersja 2026-09 · Obowiązuje od 25 września 2026

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób EMBIQ przetwarza dane osobowe, gdy odwiedzasz stronę embiq.com, piszesz do nas, korzystasz z formularza kontaktowego, umawiasz z nami spotkanie lub aplikujesz do pracy. Zastępuje ona i rozszerza nasz dotychczasowy „Obowiązek informacyjny do korespondencji e-mailowej”. Staraliśmy się pisać prostym językiem; jeśli coś jest niejasne, napisz do nas na info@embiq.com.

Kim jesteśmy (administrator)

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

EMBIQ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
al. Kraśnicka 27, 20-718 Lublin, Polska
KRS 0000338852 · NIP 9462590420 · REGON 060536403

W niniejszej polityce nazywamy spółkę „EMBIQ” lub „my”.

Kontakt w sprawie danych

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych napisz na adres info@embiq.com lub listownie na adres wskazany wyżej. Odpowiadamy możliwie szybko, nie później niż w ciągu miesiąca; jeśli żądanie jest skomplikowane, możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o przyczynie.

Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zbieramy wyłącznie dane potrzebne do celów opisanych poniżej. Skrót „RODO” oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Korespondencja e-mailowa

Gdy do nas piszesz (np. na info@embiq.com, rekrutacja@embiq.com lub na imienny adres członka naszego zespołu), przetwarzamy dane kontaktowe nadawców i adresatów oraz treść wiadomości w celu:

• komunikacji z Tobą i udzielenia odpowiedzi na wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiadaniu na zapytania i utrzymywaniu kontaktów biznesowych, albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy korespondencja dotyczy umowy z Tobą lub działań podejmowanych na Twoje żądanie przed jej zawarciem);
• dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami i innymi osobami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji i innych wniosków, oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; jeśli wiadomość zawiera szczególne kategorie danych – art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Jeśli zapytasz nas o naszą markę, produkty lub usługi, prześlemy żądane informacje na adres e-mail, z którego napisałeś/-aś. Podstawą odpowiedzi jest Twoje zapytanie; nie dopiszemy Cię do żadnej listy mailingowej bez odrębnej zgody.

2. Formularz kontaktowy na stronie

Formularz kontaktowy prosi o imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości, a opcjonalnie o nazwę firmy oraz – przy prośbie o wycenę – orientacyjny budżet. Dane te wykorzystujemy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a jeśli prosisz o wycenę lub ofertę – podjęcia działań niezbędnych przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo – w przypadku pozostałych zapytań – realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na odpowiadaniu na kierowane do nas wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• kontaktu z Tobą w związku z zapytaniem, jeśli wyraziłeś/-aś na to zgodę w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, którą możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania);
• wykazania, że formularz został wysłany i która wersja niniejszej polityki obowiązywała w tym momencie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w zakresie rozliczalności). W tym celu zapisujemy datę wysłania i wersję zaakceptowanej polityki.

Zgłoszenia z formularza są zapisywane w naszym systemie zarządzania treścią, a powiadomienie o nich trafia na naszą skrzynkę (info@embiq.com). Nie zapisujemy Twojego adresu IP razem z danymi z formularza. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości nie będziemy mogli Ci odpowiedzieć.

3. Umawianie spotkania

Rozmowę z nami możesz umówić przez strony rezerwacji obsługiwane przy użyciu Pipedrive (embiq.pipedrive.com oraz meet.embiq.com). Podczas rezerwacji przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin oraz ewentualne notatki. Wykorzystujemy je do przeprowadzenia spotkania i przygotowania się do niego (art. 6 ust. 1 lit. b lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jak opisano w pkt 2).

Pipedrive jest naszym systemem CRM do zarządzania kontaktami biznesowymi. Jeśli jesteś obecnym lub potencjalnym klientem lub partnerem albo go reprezentujesz, możemy przechowywać tam Twoje służbowe dane kontaktowe i historię komunikacji przez czas trwania relacji, a po jej zakończeniu – do upływu okresu, w którym mogą być podnoszone roszczenia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w zarządzaniu relacjami z klientami).

4. Rekrutacja

Jeśli aplikujesz do pracy e-mailem na rekrutacja@embiq.com, przetwarzamy dane zawarte w aplikacji (CV, list motywacyjny, dane kontaktowe) w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikujesz. Podstawą prawną są przepisy Kodeksu pracy w zakresie danych, których wymagają, działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie dodatkowych danych, które zdecydujesz się podać. Jeśli wyrazisz na to zgodę, zachowamy Twoją aplikację także na potrzeby przyszłych rekrutacji; zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na rekrutacja@embiq.com.

5. Odwiedziny na stronie i logi serwera

embiq.com jest stroną statyczną hostowaną w Amazon Web Services, której treść pochodzi z naszego własnego systemu zarządzania treścią. Gdy otwierasz stronę, infrastruktura hostingowa przetwarza dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, żądana strona, strona odsyłająca i czas dostępu. Dane te służą do wyświetlenia strony oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa i stabilności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu bezpiecznej strony). Nie łączymy logów serwera z danymi z formularza kontaktowego.

6. Narzędzia analityczne i marketingowe

Za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymóg zgody na przechowywanie informacji na urządzeniu wynikający z przepisów o komunikacji elektronicznej) używamy na stronie produkcyjnej następujących narzędzi:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – zagregowane statystyki korzystania ze strony. Narzędzie działa w trybie Consent Mode v2, z wyłączonymi Google Signals i personalizacją reklam.
• Hotjar (Hotjar Ltd, Malta) – mapy cieplne i nagrania sposobu poruszania się po stronach, które pomagają nam ją ulepszać. Tekst wpisywany w pola formularzy jest maskowany i nie jest nagrywany.
• LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company) – mierzenie skuteczności naszych kampanii na LinkedIn i wyświetlanie odwiedzającym naszą stronę odpowiednich treści w serwisie LinkedIn. W zakresie zbierania danych przez tag i ich przekazywania do LinkedIn my i LinkedIn jesteśmy współadministratorami na warunkach określonych przez LinkedIn; za dalsze przetwarzanie odpowiada wyłącznie LinkedIn, zgodnie z Polityką prywatności LinkedIn.
• Widżet opinii Clutch (Clutch.co) – osadzona ramka wyświetlająca opinie klientów o EMBIQ. Ramka jest dostarczana przez sieć dystrybucji treści, która może ustawiać ciasteczka bezpieczeństwa.

Filmy na naszej stronie są osadzane w trybie rozszerzonej prywatności YouTube (youtube-nocookie.com): YouTube nie ustawia ciasteczek, dopóki nie odtworzysz filmu. Czcionki są serwowane z naszego własnego serwera; nie ładujemy czcionek z zewnętrznych sieci.

Jeśli w banerze wybierzesz „Only necessary” (tylko niezbędne), żadne z tych narzędzi nie zostanie załadowane i nie zostaną ustawione żadne ciasteczka analityczne ani marketingowe. Swój wybór możesz zmienić w dowolnym momencie przez link „Cookie settings” w stopce strony.

Skąd mamy Twoje dane

W większości przypadków otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie. Jeśli reprezentujesz organizację, Twoje służbowe dane kontaktowe możemy otrzymać także od Twoich współpracowników lub z publicznie dostępnych źródeł, np. ze strony internetowej Twojej organizacji – wówczas przetwarzamy je w celu komunikacji z tą organizacją (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo przechowujemy dane

Jeśli dane przetwarzamy na podstawie zgody, przestajemy je przetwarzać z chwilą jej wycofania. Jeśli przetwarzamy je na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, przestajemy z chwilą wniesienia uzasadnionego sprzeciwu.

Kto otrzymuje Twoje dane

Twoje dane przetwarzają nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy usług działający w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawcy hostingu – Amazon Web Services oraz dostawca hostingu naszego systemu zarządzania treścią;
• Google (Google Workspace – nasza poczta i platforma pracy zespołowej; Google Analytics);
• Pipedrive (CRM i umawianie spotkań);
• Hotjar Ltd, LinkedIn Ireland Unlimited Company i Clutch (narzędzia analityczne i marketingowe, wyłącznie po Twojej zgodzie);
• dostawcy usług IT, księgowych, bankowych i prawnych oraz podmioty biorące udział w realizacji złożonego przez Ciebie zamówienia.

Dane ujawniamy także organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców ma siedzibę lub przetwarza dane w państwach poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach dbamy o odpowiednie zabezpieczenie: decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (dla dostawców posiadających certyfikację) albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, w razie potrzeby wraz ze środkami uzupełniającymi. O szczegóły zabezpieczenia stosowanego wobec danego dostawcy możesz zapytać, pisząc na info@embiq.com.

Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO); pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne możemy pobrać rozsądną opłatę wynikającą z kosztów administracyjnych;
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych, jeśli nie mamy już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub nie są już potrzebne (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. na czas weryfikacji prawidłowości kwestionowanych przez Ciebie danych, gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale wolisz ograniczenie od usunięcia, gdy my nie potrzebujemy już danych, ale Ty potrzebujesz ich do roszczeń, albo do czasu rozpatrzenia Twojego sprzeciwu;
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych, które nam przekazałeś/-aś na podstawie zgody lub umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz przesłania ich innemu administratorowi;
• sprzeciwu (art. 21 RODO) wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – oraz w dowolnym momencie wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgodę na cookies wycofasz przez link „Cookie settings” w stopce; pozostałe zgody – pisząc na info@embiq.com;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@embiq.com i wskaż, z którego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać. Przed realizacją żądania możemy potrzebować potwierdzenia Twojej tożsamości.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Ciasteczka (cookies) i podobne technologie

Ciasteczka to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Nasza strona używa jednego ciasteczka niezbędnego oraz – wyłącznie za Twoją zgodą – ciasteczek narzędzi analitycznych i marketingowych wymienionych w pkt 6. Podane czasy życia są wartościami maksymalnymi; rzeczywisty okres może być krótszy.

Odtworzenie osadzonego filmu YouTube może spowodować, że YouTube (Google) zapisze informacje na Twoim urządzeniu zgodnie z polityką prywatności Google. Nie ładujemy żadnych innych skryptów zewnętrznych, zanim dokonasz wyboru w banerze.

Ciasteczka możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie ciasteczka niezbędnego oznacza, że baner wyświetli się ponownie przy kolejnej wizycie.

Bezpieczeństwo danych

Chronimy dane osobowe środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do ryzyka, w tym szyfrowanym połączeniem (HTTPS), kontrolą dostępu i ograniczeniem dostępu do osób, które potrzebują go do pracy. Nasi dostawcy są umownie zobowiązani do stosowania równoważnych środków.

Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę, gdy zmieniamy używane narzędzia, sposób przetwarzania danych lub gdy zmieniają się przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z numerem wersji i datą obowiązywania. Jeśli zmiana istotnie Cię dotyczy, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób, np. komunikatem na stronie. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

Wersja 2026-09 · Obowiązuje od 25 września 2026